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薬局業務の効率化にタイムスタディはいかがですか
こんにちは。調剤システムメーカーの株式会社ズーです。

診療報酬改定により、どんどん対物業務から対人業務へのシフトが求められていますね。
対人業務の時間を捻出するために、現状の業務の効率化は必須と言っても過言ではありません。

今回は、業務に使う時間を計測して効率化を目指す、薬局のタイムスタディについてまとめてみました。

1.タイムスタディとは

ストップウォッチ
タイムスタディとは、現場の作業者がある作業を行うのにどれだけの時間がかかっているのかストップウォッチ等で測定する分析手法です。
一般的には工場などで作業効率を上げるために行われる分析ですが、薬局業務の分析のためにも利用されることがあります。

参考:薬局・薬剤師の業務実態の把握とそのあり方に関する調査研究(厚生労働科学研究)

タイムスタディの進め方は以下のような手順となります。

①対象作業の区分
時間測定の準備として、対象とする作業を要素毎に区切ります。

②観測の実施
区切った作業毎にかかる時間を複数回計測します。
ストップウォッチで計測することもあれば、タイムスタンプ付きの動画で計測することもあります。

③観測結果のまとめ
計測した時間から、異常値を除いた上で標準的な手順と時間を定めます。

④改善案の検討
数値として見えるようになった作業時間を分析して、どの作業がネックになっていて、どう改善していくか検討します。

参考:IE手法の7つ道具①タイムスタディ(時間研究)概論編

2.薬局での応用

対人業務
タイムスタディの薬局での応用は、どの作業を効率化したいかによりますが、例として患者さんの待ち時間に関わる作業で考えます。
要素として標準的に考えられるのは以下のような作業です。

  • 処方箋受け取り
  • 初期監査/前指導
  • 処方入力
  • 調剤/ピッキング
  • 最終監査
  • 服薬指導
  • 会計

これらの作業の時間を計測してまとめることによって、どこに時間がかかっているのか数値として確認できるため、作業内容を見直すきっかけになります。

また、標準的な時間を定めることで、患者さんにおおよその待ち時間を事前に伝えられるようになります。

ただし、疑義照会や一包化の有無、処方箋の内容によるウェイトの違いはあるため、計測結果はその薬局だけで使えるデータです。

3.改善案の方向性

トラブル
タイムスタディは計測して終わりではなく、改善案を検討して実施するまでがセットです。
では改善するためにどんな観点から計測したデータを見ればいいでしょうか。

・時間がかかっている要素を見つける
全体でかかる時間に対して多くの時間を使っている作業を確認して、ムダを省く余地がないか検討します。
例えば処方入力に時間がかかっている場合、ショートカットキーや辞書登録の活用ができないか、入力時に余計なポップアップ出ていないか、QR処方箋が使えないか等、まずはどんどん案を出していき、実現可能か検討していきます。

・作業者による差異を見つける
同じ作業を行う中でも、作業時間は人によって異なります。
個人の能力の違いは当然ありますが、作業手順が違う可能性もあります。
作業が速い人の動きを確認し、違いを見つけられると標準化できるかもしれません。

・薬剤師が対人業務に専念できているか見つける
いわゆる「0402通知」によって、非薬剤師の業務範囲が明確になりました。
そんな中で、対物業務に薬剤師が時間を使いすぎていないかチェックができます。
場合によって人員の調整や役割の明確化に役立つ可能性があります。

4.タイムスタディの自動化

タイムスタディには多くの時間や人員が必要なため、手を出しにくい分析手法かもしれません。
そんな時は、自動で計測を行ってくれるシステムの導入をおすすめします。

当社の薬局業務トータル支援システム「KUSUDAMA」では、処方入力から会計までサポートする仕組みを利用して、自動で作業時間の計測が行われ、本部システム上で結果を店舗毎・スタッフ毎に確認することができます。

調剤状況一覧

タブレットのホーム画面で確認できる調剤状況一覧に合わせて計測

また、患者さんがどの業務でどれだけ待っているのかリアルタイムで確認できるので、どの作業を優先して行うべきか一目でわかります。

調剤室

調剤状況一覧はモニターでも情報共有が可能

詳しくはこちらをご覧ください。

5.まとめ

今回は薬局業務のタイムスタディについてまとめてみました。

  1. 対象作業の区分
  2. 観測の実施
  3. 観測結果のまとめ
  4. 改善案の検討

という4つの工程で、効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

よろしければ、「KUSUDAMA」の詳細な資料についてもご覧ください。

フォームにご記入の上ダウンロードしてください。
KUSUDAMA製品資料

本資料でわかること
1.KUSUDAMAのコンセプト
2.KUSUDAMAの構成
3.三つの見える化
4.在宅訪問対応に必要な様々な機能
5.局外接続で薬局を持ち歩く
6.システムの一本化

それではまた、ズーでした。